Las listas de distribución son mecanismos de difusión de información basados en el correo electrónico.
El objetivo de una lista de distribución es hacer llegar mensajes a varios usuarios de una vez, en lugar de enviar un mensaje individual a cada uno de ellos.
Cualquier lista de distribución debe tener un administrador de la lista, que se encarga de gestionarla, y usuarios o miembros, que son los que envían mensaje a la lista para ser distribuidos o reciben los mensajes de la lista. Además destacar al administrador del servicio de listas de distribución que es la persona encargada de crear y configurar las listas (personal del Servicio de Planificación Informática y Comunicaciones).
El software que lleva a cabo este servicio de listas de distribución nos ofrece:
- Posibilidad de gestión de usuarios: Altas, bajas, modificación de la dirección de correo electrónico de entrega, nombre del usuario, opciones de entrega...
- Posibilidad de moderación de emergencia de la lista en caso de uso indebido de algún miembro, así como bloqueo temporal o definitivo de miembros de la lista.
- Acceso vía Web para administradores y moderadores de la lista, para su configuración.
En la actualidad, existen en la UPM los siguientes tipos de listas de distribución
• Según el tipo de subscripción de los miembros:
- Automatizada: cuando los miembros se cargan automáticamente de las Bases de Datos de los Servicios de Informática atendiendo a un determinado perfil: alumno, personal, profesor, pas funcionario, directores de centro, etc.
- Estática: cuando los miembros de la lista se dan de alta con la creación de la misma.
- Cerrada: las altas y bajas son gestionadas directamente por el administrador de la lista.
• Según el tipo de envío:
- Privada: sólo se permite el envío a los miembros de la lista y a los no miembros expresamente autorizados.
- Moderada: los mensajes recibidos en la lista necesitan la previa conformidad del moderador para ser distribuidos.
• Según el tipo de gestión:
- Listas de distribución Institucionales para la difusión de mensajes institucionales. Se trata de listas moderadas en las que sólo están permitidos emisores institucionales, y sus miembros son suscritos automáticamente de oficio por ser PDI, PAS, alumnos o pertenecer a un colectivo concreto de la universidad. En general, se trata de listas moderadas.
o Institucionales de colectivos
o Institucionales de centro
o Institucionales de órganos/cargos
Las listas así generadas, tendrán como dirección de envío definida algo como:
nombre.lista@listas.upm.es
- Listas de distribución específicas.
Gracias al servicio AUTOLIST ofrecido por RedIRIS y suscrito por la UPM, se ofrece a cualquier colectivo de la UPM, la posibilidad de contar con listas de distribución por este medio. La temática de la lista ha de estar relacionada directamente con la UPM.
Los detalles de la política del servicio AUTOLIST pueden consultarse en http://www.rediris.es/autolist/pol.html .
La documentación básica de administración para listas AUTOLIST puede consultarse en http://www.rediris.es/autolist/doc/
Estas listas se solicitan en la siguiente dirección (previa autenticacion con sus credenciales @upm.es):
http://www.rediris.es/autolist/accsol/solicitudListas.php
Las listas así generadas, tendrán como dirección de envío definida algo como:
Buen uso de Listas de Distribución
- 1. Como se trata de un subservicio del sistema de correo, el usuario del servicio de listas de distribución estará sujeto en primer lugar a las normas de uso correcto del correo electrónico. Determinadas prácticas en el uso de las listas de distribución están catalogadas internacionalmente como Abuso en el Correo Electrónico.
- 2. El usuario de listas de distribución está obligado a:
- 2.1. No difundir texto inadecuado
- 2.2. Abstenerse de utilizar la lista de distribución para fines ajenos a la misma
- 2.3. Abstenerse de enviar publicidad de cualquier clase a través de las listas de distribución, cartas de cadena, y demás envíos similares, asi como de utilizar el servicio de listas de distribución para enviar masivamente mensajes de correo no solicitados por el destinatario. Esta actividad, conocida como envío de SPAM puede llegar a constituir una infracción castigada por la ley y supone un uso inapropiado de los recursos de la Universidad e implica a todos los niveles una merma en la calidad del servicio electrónico.
- 2.4. Respetar y garantizar la privacidad de los datos de carácter personal de los que tuvieran conocimiento por su suscripción a la lista,
- 2.5. Respetar la propiedad intelectual de los restantes miembros de la lista, absteniéndose de redistribuir o reenviar los mensajes enviados por otros miembros sin la autorización de los autores.
- 2.6. Respetar las normas de funcionamiento aplicables a las listas de distribución.
- 2.7. Realizar un uso racional de las listas de distribución, absteniéndose de realizar envíos de interés puramente particular, archivos adjuntos de tamaño excesivo y, en general, todas aquellas acciones que entorpezcan el buen funcionamiento de las listas de distribución.
- 3. El usuario de listas de distribución debe procurar:
- 3.1. Intentar evitar el uso de archivos adjuntos.- En lugar de enviar ficheros adjuntos, utiliza enlaces a páginas web o la herramienta "consigna" (https://www.upm.es/consigna) El tamaño de cualquier mensaje que se envíe a una lista de distribución, incluyendo cabeceras queda limitado a 150 Kb.
- 3.2. Intentar la utilización de texto ASCII en lugar de HTML.- Envíe sus mensajes en texto ASCII simple. NO use HTML. Revise su cliente de correo electrónico para que envíe "plain text”. Además, enviar en HTML hace que los mensajes sean más largos.
- 3.3. Evite el uso de firmas largas. Entre 4 y 6 líneas es suficiente.
El uso inapropiado o el abuso en el servicio de listas de distribución puede ocasionar la desactivación temporal o permanente de las cuentas.