Esta guía está diseñada para ayudarte a resolver las dudas más frecuentes sobre el depósito de la producción científica en el repositorio institucional, un requisito indispensable para los procesos de evaluación de la ANECA (Acreditación y Sexenios). En el caso de la UPM el repositorio institucional es el Archivo Digital UPM.

El deber de depositar: Marco Legal

La actual normativa española (Ley de la Ciencia y LOSU) establecen que los resultados de la investigación financiada con fondos públicos deben estar disponibles en acceso abierto. No se trata solo de una buena práctica, sino de un requisito de obligado cumplimiento para que tus aportaciones puedan ser evaluadas positivamente por ANECA. El depósito en repositorios —ya sean institucionales, temáticos o generalistas como Zenodo— garantiza la preservación y visibilidad del trabajo. Asimismo, la ANECA requiere el uso de identificadores persistentes (DOI, Handle o similares) para verificar el cumplimiento de las políticas de Ciencia Abierta." El Archivo Digital UPM genera como identificador persistente la url del tipo https://oa.upm.es/82782/

Antes de empezar

• Comprobar si ya esta publicado en el Archivo Digital UPM: Puede que el documento haya sido depositado por alguno de los coautores, etc previamente. Se puede comprobar buscando por el titulo o comprobando los documentos de un autor determinado en el índice de autores. Ejemplo publicaciones Santiago Huerta Fernández.

• Filiación UPM: En los artículos, etc que se quieran depositar en el Archivo Digital UPM la filiación de alguno de los autores tiene que ser UPM.

 En el caso de que no exista filiación UPM, puede utilizar ZENODO o comprobar si esta depositado ya en otro repositorio institucional utilizando OpeAIRE

• Pdf con el texto completo del Documento: En el Archivo Digital UPM solo se publicaran documentos en los que el pdf contenga el texto completo del mismo. En caso de que este no se pueda poner en acceso abierto se limitara su consulta al Administrador del Repositorio.
• Deposito desde el Portal Científico de la UPM: Desde el Portal Científico de la UPM se puede depositar artículos, etc subiendo en el PDF utilizando en icono Open Science de cada documento.

Mas información del proceso de deposito

• Sexeniso o Acreditación: Si quiere empezar a depositar documentos en el Archivo Digital UPM, para un proceso de Sexenios o Acreditación en la biblioteca de su Escuela le puden asesorar y ayudar.

Depósito de Publicaciones y Datos

¿Es obligatorio depositar mis trabajos para solicitar un sexenio o acreditación?

Sí. Según la convocatoria de la ANECA de 2025 y los criterios de Ciencia Abierta, es obligatorio que las aportaciones presentadas cuenten con un identificador persistente (DOI, Handle o similares) que dirija al documento depositado en el repositorio. El depósito es el primer paso para cumplir con la ley y permite que los evaluadores consulten la obra y sus métricas de impacto social (descargas y visualizaciones).

¿Qué tipos de documentos debo depositar y desde qué fechas es obligatorio?

La obligatoriedad varía según el tipo de documento y el marco legal vigente en el momento de su publicación:

• Artículos científicos: Es obligatorio el depósito de todos los articulos publicados desde la Ley de la Ciencia de 2011.

• Libros y capítulos de libro: El depósito es preceptivo para aquellas obras publicadas a partir del año 2022 (coincidiendo con la reforma de la Ley de la Ciencia).

• Datos de investigación: Los conjuntos de datos asociados a las publicaciones deben depositarse en repositorios (bajo principios FAIR) si la publicación es de 2022 en adelante. La UPM junto con las Universidades del Consorcio Madroño ponen a disposición de los investigadores de la universidad el repositorio e-cienciaDatos para el deposito de los datos finales de investigación.

¿Qué versión del documento tengo que subir al repositorio?

Para cumplir con la ANECA, se recomienda depositar siempre la Versión Editorial (si es una revista Open Access) o el Post-print (Accepted Manuscript), que es la versión aceptada tras la revisión por pares pero sin el formato final de la editorial. El repositorio institucional se encarga de gestionar los periodos de embargo si la editorial lo requiere.

En el caso de que el texto completo del documento no pudiera publicarse en acceso abierto por cuestiones de propiedad intelectual, permiso de la editorial, etc, el personal de Archivo Digital UPM limitara la consulta del pdf al administrador de repositorio.

¿Debo depositar si ya lo ha hecho un coautor o la propia editorial?

No es necesario duplicar el depósito. Si un coautor ya ha subido el trabajo al repositorio de su universidad, o si la editorial ya lo ha depositado en un repositorio oficial (como PubMed Central), basta con que proporciones el enlace o identificador persistente de ese depósito en tu solicitud.

¿Qué ocurre si mi publicación tiene un embargo editorial?

Puede y debe realizar el depósito. El personal de la biblioteca configurará el embargo para que el documento no sea visible públicamente hasta que pase el tiempo estipulado por la editorial (habitualmente 6, 12 o 24 meses). Para la ANECA, lo importante es que el registro exista en el repositorio.

¿Cómo influye el depósito en la puntuación de mi sexenio?

En la convocatoria 2025, la Contribución a la Ciencia Abierta puntúa hasta un 10% del total de la aportación. Aunque el depósito es obligatorio (un requisito previo), el hecho de que el trabajo esté en acceso abierto real y que el repositorio ofrezca estadísticas de uso (descargas) se valora positivamente dentro de los indicios de impacto científico y social.

Fuentes consultadas

• ANECA: Resolución de 5 de diciembre de 2023 y criterios específicos de la convocatoria de sexenios 2024-2025 (sobre obligatoriedad y valoración de ciencia abierta).

• BOE: Ley 14/2011 de la Ciencia y su modificación por la Ley 17/2022 (fechas de obligatoriedad de artículos, libros y datos).

• Bibliotecas Universitarias (REBIUN, UAH, UniOvi, CSIC): Guías prácticas de apoyo a la investigación y procedimientos de depósito en repositorios institucionales (RUO, e-ciencia, Digital.CSIC).

• Preguntas Frecuentes ANECA (2025): Documentación técnica sobre identificadores persistentes y versiones permitidas.