UPMdrive está basado en Nextcloud, una aplicación Open Source diseñada para proporcionar almacenamiento en línea permitiendo el acceso desde cualquier dispositivo y lugar a los documentos almacenados.

Aunque el almacenamiento de ficheros es la funcionalidad básica, también proporciona aplicaciones en línea. Alguna de estas aplicaciones está también disponible.

Las cuenta IT del personal de la UPM tienen a su disposición 150 GiB de capacidad para almacenar información de carácter institucional (contratos, actas o acuerdos de órganos colegiados) o que deba ser objeto de especial protección (información de investigación o datos personales).

Cualquier usuario del sistema puede almacenar información de contactos o calendarios (independiente del almacenamiento de ficheros). Esta información se puede acceder desde prácticamente cualquier dispositivo, permitiendo tener la agenda sincronizada, así como compartirla con colaboradores.

Para apoyo a la gestión administrativa de los centros docentes de la UPM se proporciona 2 TiB de almacenamiento. Este almacenamiento se gestiona desde una cuenta específica que puede compartir dicho espacio con cualquier usuario.

Además, para simplificar la administración de las carpeta existe un mecanismo para crear grupos de cuentas con los que realizar las comparticiones.

Existen múltiples mecanismos de acceso a la información mediante protocolos estandarizados y abiertos o con clientes y aplicaciones Open Source disponibles para prácticamente todas las plataformas. Ningún mecanismo de acceso está limitado y se puede utilizar cualquier cliente compatible.

No se realiza ninguna modificación en el código fuente del servidor. Únicamente se adapta la configuración que está prevista y se aplican optimizaciones de parámetros en los servidores que no supongan cambios de comportamiento.

Tampoco existen versiones personalizadas basadas en el código de los clientes. Se utilizan las aplicaciones y clientes oficiales, descargadas desde los servidores de Nextcloud o la tienda que corresponda. Cualquier corrección de errores o mejora puede ser aplicada simplemente actualizando a la última versión disponible.

Se pueden compartir cualquier fichero, carpeta, contacto, calendario, evento… de forma nativa con otros usuarios de UPMdrive o mediante enlaces con usuarios externos.

El dueño de la información tiene control sobre quién y qué puede hacer sobre los datos. En cualquier momento se puede añadir, quitar o modificar una compartición con cualquier usuario según las necesidades.

Permite compartir información con otras instituciones que tengan un servicio compatible con Federated Cloud Sharing.

Mediante ese sistema se puede añadir ficheros compartidos desde otro servicio compatible en UPMdrive. Una vez establecido, el acceso a esa información compartida es idéntico al del resto de datos: se puede sincronizar, editar si se han dado permisos en el origen… como si estuviera almacenada en UPMdrive. Los cambios realizados en UPMdrive o el otro servicio se sincronizan automáticamente.

El sistema es bidireccional: se puede compartir información almacenada en UPMdrive con usuarios de otro servicio compatible para que accedan a través de los mecanismos que les proporciona su servicio.

El servicio UPMdrive se proporciona íntegramente desde dependencias del Vi­ce­rrec­to­ra­do para Universidad Digital de la UPM. Los servidores y discos que almacenan la información están alojados en el CeSViMa (Campus de Montegancedo) y se replican, a través de redes dedicadas, al Rectorado (Campus de Ciudad Universitaria). Esta réplica permite restablecer el servicio, minimizando la pérdida de datos, incluso frente a un desastre que deje completamente fuera de servicio una de las dos ubicaciones.

Los datos nunca salen de equipos de la UPM sin intervención de los usuarios que los subieron o con los que se compartieron. El personal que gestiona el servicio tiene la obligación de confirmar la identidad de la persona antes de facilitar ningún tipo de soporte o realizar cualquier actuación sobre los datos.